____

Hoe kunnen wij uw documentverwerking efficiënter maken ?

Reprotec is een vertrouwde partner die specifieke en bedrijfsklare oplossingen levert voor documentverwerking. Onze oplossingen zijn geschikt voor het klein- midden- en groot bedrijf. Inmiddels werken steeds meer bedrijven met software voor afdrukbeheer en op maat gemaakte scanoplossingen. Kunnen wij u daar ook in van dienst zijn ?

____

Printoplossingen

 

Software voor afdrukbeheer

Efficiënt en veilig printen met uw multifunctional printer doet u met Smart Office Solutions. Het printgedrag is volledig te registreren en te beheren . Zo kunt u b.v. specifieke instellingen toekennen per gebruiker, en in een duidelijk overzicht bekijken of er efficiënt met printopdrachten wordt gewerkt.

Document Server voor beveiligd printen

Uitgesteld en beveiligd printen doet u via de Document Server. Elke gebruiker kan de printopdrachten naar een eigen (beveiligde) mailbox op de multifunctional printer sturen, en drukt deze pas af als de gebruiker bij de printer staat. De documenten zijn alleen zichtbaar voor de opdrachtgever van de printopdracht. Door middel van een pincode in toetsen of een persoonlijke pas bij de cardreader te houden, komt de juiste printopdracht uit de printer. Een ander voordeel is dat bij centraal gebruik van de printer, de printopdrachten van de medewerkers niet door elkaar komen te liggen. Werkt u met meerdere printers in het gebouw, dan kunt u de printopdracht op elke willekeurige printer ophalen.

Verminder kosten bij printen

Om de kosten te besparen en inzichtelijk te houden, kunt u met printbeheer elke gebruiker registreren en beheren. Wordt er bijvoorbeeld te veel in kleur afgedrukt, dan krijgt de beheerder een melding. Het is ook mogelijk om per gebruiker een dagelijks of maandelijks limiet toe te passen. Daarmee voorkomt u onverwachte kosten, en blijft alles in zijn geheel overzichtelijk.

____

Scanoplossingen

 

Standaard scanoplossingen

Naast het afdrukken van document, is ook het digitaliseren van documenten een onmisbare functie in de dagelijkse werkzaamheden. Scannen naar diverse bestemmingen zoals mappen op de server en werkstations of rechtstreeks naar e-mailadressen is standaard aanwezig op elk model, dit kan in verschillende bestanden zoals .pdf, tiff en jpeg. Via het overzichtelijk touch screen display wordt elk document in een handomdraai verzonden.

Aanvullende scanoplossingen

Daarnaast is er een mogelijkheid om aanvullende en aangepaste scansoftware te koppelen aan de programma’s waar u mee werkt, en zo rechtstreeks naar de juiste bestemmingen op de server te archiveren. De factuur direct aan het juiste programma toegevoegd, of bijvoorbeeld de correspondentie van uw klant direct in het klantendossier.

Uw scans kunnen rechtstreeks worden opgeslagen en gearchiveerd, zonder handmatig na te sorteren of extra handelingen te verrichten. Uw bestanden organiseert u sneller en efficiënter met onze betrouwbare apparatuur en slimme software.

____

Mobiele oplossingen

 

Smart Device print & scan

Afdrukken met of scannen naar uw mobiele telefoon en tablet, het gaat snel en eenvoudig met Smart Device print & scan.

Smartphone en tablet

Tegenwoordig gaan veel werkzaamheden via een smartphone en tablet, zo ook het bekijken en verwerken van documenten. Dan is het handig om direct te kunnen printen, of een document te scannen zonder tussenkomst van een pc. Dit kan rechtstreeks van- en naar uw smartphone of tablet met de Smart Device print & scan app, die u gratis kunt downloaden in de app store van Apple en Android. Deze app is geschikt van alle nieuwe en duurzame modellen.

____

Document management oplossingen

Documenten digitaliseren

Papieren documenten digitaliseren

Binnen een organisatie circuleren veel verschillende documenten. Door de toename van steeds meer informatie, gaat er ook meer tijd zitten in het verwerken, opslaan en ook weer kunnen vinden. Het verwerken van papieren documenten kan veel kostbare tijd in beslag nemen. Door het digitaliseren van documenten, kunnen medewerkers efficiënter en sneller werken.

Met de aanvullende softwarepakketten wordt het digitaliseren van alle documenten volledig geautomatiseerd, van scannen tot verwerken tot opslaan en archiveren. De software werkt met herkenningskenmerken en kan zo documenten verwerken op b.v. onderstaande punten :

  • De scansoftware leest kenmerken die vooraf zijn gedefinieerd bijvoorbeeld op postcode, nummer, barcode of bepaalde briefkenmerken
  • De scansoftware leest kenmerken in de tekst op basis van instructies vanaf een beginpunt. Dat kan bijvoorbeeld zijn de naam van de leverancier, een factuurnummer of een totaalbedrag

Digitaal archiveren

Intelligente software

Dankzij de koppeling van de scansoftware met de ERP / DMS / CRM omgeving waar u mee werkt zoals b.v. Exact, Afas, SharePoint enz. kunnen gebruikers documenten scannen, digitaliseren, bewerken, verspreiden en archiveren. De intelligente software zorgt ervoor dat de documenten automatisch naar de gewenste indeling worden geconverteerd, en naar het juiste softwarepakket worden gezonden.

Voordelen van solutions en integratie zijn o.a. :

  • De conversie kan automatisch naar een aantal indelingen zoals PDF, TIFF, JPEG, Word, Excel, XML
  • De gescande documenten worden doorzoekbaar en vindbaar dankzij OCR-tekstherkenning
  • Herkenning van bepaalde kenmerken van een document of gebruik van barcode
  • De scans kunnen worden verzonden naar elke netwerklocatie
  • Koppeling met uw ERP / DMS / CRM omgeving

Zorg dat uw documenten altijd veilig zijn

____

Document Security

 

Alle informatie veilig

Aan de beveiliging van uw netwerk wordt veel aandacht besteed, maar hoe zit dat met de documenten die circuleren in uw organisatie ? Bij zowel het afdrukken en digitaliseren kan het zijn dat documenten zichtbaar blijven voor onbevoegde personen.

Gebruik van o.a. cloudverbinding en mobiele apparaten, vergroten de kans dat gevoelige informatie bij onbevoegde personen terecht komt. Wat gebeurt er bijvoorbeeld met een document dat onderweg is naar de printer, het versturen via de mail, of opgeslagen in de cloudserver. Waar komt deze precies terecht, en is deze zichtbaar voor andere. Met Document Security blijft de inhoud uitsluitend zichtbaar voor u en eventueel andere aangewezen personen.

Wilt u meer informatie over de mogelijkheden van document oplossingen, laat u dan informeren door een adviseur

Bel met 013-5719223 of mail naar infodesk@reprotec.nl