Maak uw workflow eenvoudiger door een slimmere en snellere manier van werken

Printoplossingen

Smart Office Solutions
Efficiënt en veilig printen met uw multifunctional printer doet u met Smart Office Solutions, dit is standaard aanwezig op al onze modellen printers. Het printgedrag is volledig te registreren en te beheren . Zo kunt u b.v. specifieke instellingen toekennen per gebruiker, en in een duidelijk overzicht bekijken of er efficiënt met printopdrachten wordt gewerkt.

Document Server
Uitgesteld en beveiligd printen doet u via de Document Server, een programma dat standaard op de harde schrijf van de multifunctional printer is geïnstalleerd. Elke gebruiker kan de printopdrachten naar een eigen (beveiligde) mailbox op de multifunctional printer sturen, en drukt deze pas af als de gebruiker bij de printer staat. De documenten zijn alleen zichtbaar voor de opdrachtgever van de printopdracht. Een ander voordeel is dat bij centraal gebruik van de printer, de printopdrachten niet door elkaar komen te liggen.

Lage kosten bij printen
Om de kosten te besparen en inzichtelijk te houden, biedt Reprotec het all in printconcept. Daarmee voorkomt u onverwachte kosten, en blijft alles in zijn geheel overzichtelijk.

Scanoplossingen

Standaard scanoplossingen
Naast het afdrukken van document, is ook het digitaliseren van documenten een onmisbare functie in de dagelijkse werkzaamheden. Scannen naar diverse bestemmingen zoals mappen op de server en werkstations of rechtstreeks naar e-mailadressen is standaard aanwezig op elk model, dit kan in verschillende bestanden zoals .pdf, tiff en jpeg. Via het overzichtelijk touch screen display wordt elk document in een handomdraai verzonden.

Aanvullende scanoplossingen
Daarnaast is er een mogelijkheid om aanvullende en aangepaste scansoftware te koppelen aan de programma’s waar u mee werkt, en zo rechtstreeks naar de juiste bestemmingen op de server te archiveren. De factuur direct aan het juiste programma toegevoegd, of bijvoorbeeld de correspondentie van uw klant direct in het klantendossier.

Uw scans kunnen rechtstreeks worden opgeslagen en gearchiveerd, zonder handmatig na te sorteren of extra handelingen te verrichten. Uw bestanden organiseert u sneller en efficiënter met onze betrouwbare apparatuur en slimme software.

Mobiele oplossingen

Smart Device print & scan
Afdrukken met of scannen naar uw mobiele telefoon en tablet, het gaat snel en eenvoudig met Smart Device print & scan.

Smartphone en tablet
Tegenwoordig gaan veel werkzaamheden via een smartphone en tablet, zo ook het bekijken en verwerken van documenten. Dan is het handig om direct te kunnen printen, of een document te scannen zonder tussenkomst van een pc. Dit kan rechtstreeks van- en naar uw smartphone of tablet met de Smart Device print & scan app, die u gratis kunt downloaden in de app store van Apple en Android. Deze app is geschikt van alle nieuwe en duurzame modellen.

Document management oplossingen

Documenten digitaliseren

Papieren documenten digitaliseren

Binnen een organisatie circuleren veel verschillende documenten. Door de toename van steeds meer informatie, gaat er ook meer tijd zitten in het verwerken, opslaan en ook weer kunnen vinden. Het verwerken van papieren documenten kan veel kostbare tijd in beslag nemen. Door het digitaliseren van documenten, kunnen medewerkers efficiënter en sneller werken.

Met de aanvullende softwarepakketten wordt het digitaliseren van alle documenten volledig geautomatiseerd, van scannen tot verwerken tot opslaan en archiveren. De software werkt met herkenningskenmerken en kan zo documenten verwerken op b.v. onderstaande punten :

  • De scansoftware leest kenmerken die vooraf zijn gedefinieerd bijvoorbeeld op postcode, nummer, barcode of bepaalde briefkenmerken
  • De scansoftware leest kenmerken in de tekst op basis van instructies vanaf een beginpunt. Dat kan bijvoorbeeld zijn de naam van de leverancier, een factuurnummer of een totaalbedrag

Digitaal archiveren

Intelligente software

Dankzij de koppeling van de scansoftware met de ERP / DMS / CRM omgeving waar u mee werkt zoals b.v. Exact, Afas, SharePoint enz. kunnen gebruikers documenten scannen, digitaliseren, bewerken, verspreiden en archiveren. De intelligente software zorgt ervoor dat de documenten automatisch naar de gewenste indeling worden geconverteerd, en naar het juiste softwarepakket worden gezonden.

Voordelen van solutions en integratie zijn o.a. :

  • De conversie kan automatisch naar een aantal indelingen zoals PDF, TIFF, JPEG, Word, Excel, XML
  • De gescande documenten worden doorzoekbaar en vindbaar dankzij OCR-tekstherkenning
  • Herkenning van bepaalde kenmerken van een document of gebruik van barcode
  • De scans kunnen worden verzonden naar elke netwerklocatie
  • Koppeling met uw ERP / DMS / CRM omgeving

Zorg dat uw documenten altijd veilig zijn

Document Security

Alle informatie veilig
Aan de beveiliging van uw netwerk wordt veel aandacht besteed, maar hoe zit dat met de documenten die circuleren in uw organisatie ? Bij zowel het afdrukken en digitaliseren kan het zijn dat documenten zichtbaar blijven voor onbevoegde personen. Gebruik van o.a. cloudverbinding en mobiele apparaten, vergroten de kans dat gevoelige informatie bij onbevoegde personen terecht komt. Wat gebeurt er bijvoorbeeld met een document dat onderweg is naar de printer, het versturen via de mail, of opgeslagen in de cloudserver. Waar komt deze precies terecht, en is deze zichtbaar voor andere. Met Document Security blijft de inhoud uitsluitend zichtbaar voor u en eventueel andere aangewezen personen.

Wilt u meer informatie over de mogelijkheden van document oplossingen, laat u dan informeren door een adviseur

Bel met 013-5719223 of mail naar infodesk@reprotec.nl